Samenbrengen en uitbouwen van wat al goed is

De lokale rekenkamer had geconcludeerd dat de gemeente op het gebied van burgerparticipatie goed op weg was. Met de nota burgerparticipatie en solide communicatiebeleid als duidelijke bron van handelen. Tegelijkertijd had de gemeente, aldus de rekenkamer, overheidsparticipatie als nieuwe beweging nog niet goed op het netvlies. Een beweging die vraagt om een ander “samenspel”.

Traject van organisatieontwikkeling

Daarop schakelde de gemeentesecretaris mij in. Niet om een traditioneel beleidsproces te doorlopen, maar om een traject van organisatieontwikkeling op te zetten. Immers: samenspel en initiatief stimuleren is net zo goed een intern vraagstuk. Sterker nog: om ‘buiten te winnen, moet je binnen beginnen’. Dus wil je als organisatie beter omgaan met externe initiatiefnemers, dan moet je dat ook intern voorleven naar je medewerkers. Zo kwam, gestoeld op de ontwerpprincipes van een eerder succesvol intern traject, een programma op gang, gericht op een cultuur van initiatief nemen, ontmoeten en verbinding maken.

Samenhang brengen

Ik hielp het management en de medewerkers om anders te kijken naar het al aanwezige talent, door positieve voorbeelden te waarderen en steeds meer mensen te verzamelen in de groep ‘koplopers’. Bijvoorbeeld met de hulp van visuele ‘praatplaten’, om zo zichtbare verbinding te leggen tussen al lopende trajecten en initiatieven en de strategische doelen van de organisatieontwikkeling. En door de initiatiefnemende managers of medewerkers met raad en daad een klein organisatorisch zetje te geven.

Rekmanifest

Zo ontstond er een steeds bredere enthousiasme om samen invulling te geven aan de koers. Een mijlpaal was dat een groepje medewerkers vanuit een georganiseerde workshop opstond om een ‘rekmanifest’ op te stellen; een document waarmee medewerkers politiek-bestuurlijke rugdekking vroegen (en kregen) om ‘de rek in de regels te zoeken’.

Feestelijk markeren

Dit ontwikkeltraject werd afgerond toen we ook de late meerderheid mee hadden. En precies op dat moment, en niet eerder, hebben we de manier van werken vastgelegd in beleid. Plus het ontwikkeltraject feestelijk afgesloten, in coproductie met allerlei enthousiaste medewerkers en maatschappelijke initiatieven.