Shared services is geen doel op zich, maar een middel

Wethouders en directeuren bedrijfsvoering van zes samenwerkende overheden kwamen er achter dat ze acht jaar na oprichting hun Shared Service organisatie (SSC) te veel als een dienstverlener op afstand waren gaan zien en te weinig als een gedeelde dienst. En dat ze samen te weinig stuurden op de strategische doelstellingen die bij de start door voorgangers waren meegegeven. Doelstellingen die zich later in het proces lieten samenvatten tot ‘samen meer kwaliteit & continuïteit’.

Voorbereiden en verbinden

Ik werd ingeschakeld om onder opdrachtgeverschap van de directeur van het SSC de strategische sturing in de benen te krijgen. Voor de ene helft bestond mijn opdracht uit het opstarten en programmeren van een reeks werkconferenties, voor wethouders en directeuren gezamenlijk. En voor de andere helft uit de strategische secretariaatsvoering van de reguliere bestuursvergaderingen (verantwoordelijk voor de eigenaarsrol in de gemeenschappelijke regeling) en van het directeurenoverleg (verantwoordelijk voor de collectieve opdrachtgeversrol in de gemeenschappelijke regeling). Door thema’s rondom het SSC minder technisch en meer bestuurlijk te agenderen, lukte het al vrij snel om brede interesse en actieve verbondenheid van management en bestuur te creëren.

Mooie gesprekken

In de gezamenlijke werkconferenties en de eigen overleggen kwamen mooie gesprekken op gang over bijvoorbeeld ‘gelijkwaardig maar niet gelijk’, ‘vrijwillig maar niet vrijblijvend’ en ‘hoe maken we implementatietrajecten voorstelbaar en uitvoerbaar’.

Van start met een verbeterprogramma

We trapten een meerjarig verbeterprogramma af om de klantnabijheid van het SSC en het onderlinge partnerschap te versterken. Ook ontstond de wens naar een groot gezamenlijk onderzoek naar de toekomst van het vakgebied bedrijfsvoering, inclusief wat dit betekent voor ieders eigen organisatie en voor de gezamenlijkheid. 

Toen dat onderzoek gestart was, en een lange, strategische lijn voor de samenwerking ontstond, heb ik het stokje overgedragen aan mijn opvolgster, die in dienst is getreden van het SSC.