De gemeente had zich bij de opvang van Oekraïense vluchtelingen laten zien als een kordate organisatie. Via een programmatische aanpak waren alle faciliteiten voor crisisnoodopvang snel en adequaat geregeld, inclusief alles wat nodig was voor een warme ontvangst en snelle integratie. Maar toen de ergste crisisdruk verdwenen was, verdween de handelingssnelheid als sneeuw voor de zon. Ondertussen bleef de vraag om opvang komen en ontstond daarbij behoefte om ook de complexe opvang van andere vluchtelingengroepen beter aan te sturen. Het lukte echter niet om dat idee om te zetten naar een duidelijke ambitie. Gelijktijdig speelde een zelfde worsteling rond ambitiestelling rond de doelgroep “arbeidsmigranten”.
Aan de slag
Ik werd door de gemeentesecretaris ingeschakeld om op beide vraagstukken een strategische verkenning uit te voeren en de bestuurlijke ambitie expliciet te maken. Als eerste ging ik met de direct betrokken bestuurders en ambtenaren in gesprek en bestudeerde hun werk- en beslisdocumenten. Om daarmee de huidige en de gewenste situatie in beeld te krijgen, als ook de grootste obstakels op de weg.
Stapsgewijs verbeteren vs. lineaire lijnaanpak
Het belangrijkste inzicht was dat het gaat om een beweeglijk “VUCA-vraagstuk” dat je niet moet vangen in rationele, lineaire lijnaanpakken, maar waar je stapsgewijs op moet verbeteren. Daarna bracht ik de analyse terug tot een aantal kerndilemma’s, die we aan het voltallige college voorlegden in een strategische themasessie.
Oplossing
De strategische sessie leidde tot richtinggevende uitspraken, die een plek kregen in een formele “bestuursopdracht”. En aan de hand van die duidelijke opdracht konden managers en medewerkers vervolgens aan de slag. Managers om de benodigde middelen op orde te brengen. En medewerkers om te werken aan realisatie van de bestuurlijke ambitie. Stap voor stap in één duidelijke richting.
